Hogyan javítható az e-mailek kézbesíthetősége (haladó tippek)

Ebben a cikkben megosztunk néhány haladó tippet az e-mailek kézbesíthetőségének javítására, valamint néhány szabályt, amelyet követned kell a kézbesíthetőség optimális szinten tartása érdekében.

Ezek a tippek azoknak szólnak, akik már ismerik a kézbesíthetőség alapfogalmait. Ha az alapvető kézbesíthetőségi tippeket keresed, kattints ide.

Egyik legnagyobb kihívásunk, hogy a lehető legjobb e-mail kézbesíthetőséget biztosítsuk felhasználóink számára, ami a platformunkról kimenő e-mailek szigorú felügyeletét jelenti.

Domainünk és IP-címeink jó hírnevének megőrzése alapvető fontosságú egy hatékony autoresponder biztosításához. Ennek érdekében – amellett, hogy csapatunk a hét minden napján felügyeli az infrastruktúránkat – egy sor alapvető szabályt vezettünk be.

Lényeges megjegyezni ezt a kulcsfontosságú pontot: az e-mailek kézbesíthetősége mindenekelőtt a Te gyakorlatodon múlik.

Mérned kell az e-mail kézbesíthetőségi statisztikáidat.

Gyakorlati szempontból 5 dolog megtételét javasoljuk:

1. Használj egyedi és hitelesített domain nevet,

2. Rendszeresen tisztítsd meg a Kapcsolatok listáját a visszapattanó (bounced) állapotú címektől, a leiratkozóktól, és különösen azoktól, akik már nem nyitják meg az e-mailjeidet.

3. Csak olyan személyeknek küldj e-mailt, akik ehhez hozzájárultak.

4. Értsd meg a systeme.io e-mailekben található mutatóit.

5. Elemezd a statisztikáidat.

1. Használj egyedi és hitelesített domain nevet

Sok fogadó szerver a bejövő adatfolyam alapján, spamszűrők beállításával szűri az e-maileket. Ennek a szabálynak a megkerüléséhez az első lépés egy egyedi domain névvel ellátott e-mail cím használata és annak hitelesítése a szolgáltatásainkkal.

Ennek eredményeként hitelesebbé válsz a kapcsolataid szemében, és technikai szempontból az e-maileket fogadó szerverek figyelembe veszik a domained hírnevét.

A domain név hitelesítéséhez kérjük, kövesd az ebben a cikkben leírt eljárást, majd vedd fel a kapcsolatot az Ügyfélszolgálattal az ellenőrzés érdekében.

2. Tisztítsd rendszeresen a Kapcsolatok listáját

Fontos, hogy egészséges kapcsolatbázisod legyen. Ehhez elengedhetetlen a szoros nyomon követés.

A Kapcsolatok listáját az alábbi eljárást követve importálhatod a systeme.io-ba.

Mindazonáltal meg kell jegyezni, hogy minden egyes kapcsolat kifejezett hozzájárulása feltétele a systeme.io-ba való importálásnak.

Az importált kapcsolatoknak tudniuk kell, hogy szerepelnek a levelezőlistádon, és hogy milyen tartalmat fogsz nekik küldeni. A cél az, hogy minimalizáld annak az esélyét, hogy e-mailjeidet kéretlennek jelöljék.

Emiatt nem engedélyezzük a vásárolt vagy az interneten (szaknévsorokból, közösségi hálózatok nyilvános profiljaiból stb.) gyűjtött e-mail címeket.

A systeme.io fenntartja a jogot az e-mail funkció felfüggesztésére, valamint a felhasználói fiókok blokkolására minden olyan magatartás esetén, amely vélhetően károsítja a szolgáltatás hatékonyságát.

Szintén nagyon fontos, hogy még a systeme.io fiókodba való importálás előtt tisztítsd meg a Kapcsolatok listáját minden inaktív vagy hamis e-mail címtől.

A nem létező címzetteknek küldött e-mailek csökkentik a kézbesíthetőségi arányt, és károsíthatják a domain neved hírnevét is.

A kapcsolati adatbázisod inaktív/leiratkozott e-mail címeket tartalmazhat, ami közvetlenül befolyásolhatja a kézbesíthetőséget.

Az e-mail szolgáltatók elemzik a kampányadataidat, és büntetnek, ha az e-mailjeidet nem nyitják meg. Ezért nagyon fontos az összes inaktív vagy leiratkozott kapcsolat törlése.

Végezetül, miután importáltad a Kapcsolatok listáját és elkezdtél e-maileket küldeni, ügyelj a rendszeres tisztításra.

Azt javasoljuk, hogy legalább havonta egyszer végezz tisztítást, hogy csak a reszponzív, e-maileket megnyitó kapcsolatokat tartsd meg.

2.1 Nem létező címek eltávolítása

Kétféle nem létező cím létezik:

• Az ügyfelek régi e-mail címei, amelyeket esetleg már bezártak vagy töröltek.
• Elgépelt e-mail címek, amelyeket rendszerünk jelenleg automatikusan töröl.

A systeme.io-ban a Kapcsolatok listáján elérhető szűrőknek köszönhetően egyetlen kattintással lekérheted a „Bounced” (visszapattanó) állapotú kapcsolataid listáját.

Kérjük, kövesd az ebben a cikkben leírt eljárást.

2.2 Inaktív címek törlése

Az inaktív kapcsolatok miatt csökken a megnyitási arányod, ami közvetlenül befolyásolja a hírnevedet az e-mail szolgáltatóknál.

Egyes címek több okból is inaktívvá válhatnak:

• Az e-mailjeid a spamba kerülnek, és az ügyfél már nem látja őket.
• Az ügyfelet már nem érdekli az általad kínált tevékenység/szolgáltatás.
• Az ügyfél túl sok e-mailt kap, és nem nyitja meg mindet.

Ezeknek az inaktív címeknek a kezeléséhez először egy új listába kell sorolnod őket TAG-ek hozzáadásával.

2 lehetőséged van:

• Végezz specifikus re-engagement (visszacsábító) kampányt: Ha a re-engagement mellett döntesz, ezt csak akkor javasoljuk, ha a listád szegmentált; egyébként ez nem ajánlott gyakorlat.
• Töröld véglegesen ezeket a címeket: Ha úgy döntesz, hogy megszabadulsz ezektől a kapcsolatoktól, a systeme.io szűrőivel az általad választott időkeret alapján törölheted őket. Kérjük, kövesd az ebben a cikkben leírt eljárást.

2.3 A double opt-in alkalmazása

Mi az a double opt-in?

Amikor a kapcsolataid egy double opt-in regisztrációs oldalon iratkoznak fel, kapnak egy e-mailt, amely tartalmaz egy linket a regisztráció megerősítéséhez.

Ha a kapcsolat a feliratkozástól számított 24 órán belül nem kattint a megerősítő linkre, automatikusan törlődik a listádról.

A double opt-in alkalmazásának számos előnye van:

- Ösztönzi az érvényes e-mail címmel rendelkező kapcsolatok regisztrációját, és megakadályozza, hogy botok maradjanak a listádon, mivel ők nem tudják hitelesíteni a regisztrációt.

- Lehetővé teszi az e-mailek fogadására vonatkozó beleegyezés kettős megerősítését is.

Ez az opció elérhető a systeme.io-ban: Hogyan állítsuk be a double opt-in-t

3. Kövesd a helyes e-mailezési gyakorlatokat

Az e-mailek küldése remek módja a kapcsolattartásnak, de megfelelően kell csinálni.

3.1 Célzott e-mailek küldése

Egy e-mail marketing kampányban alapvető fontosságú a célközönség ismerete. Ez lehetővé teszi, hogy csak azokhoz az emberekhez szólj, akiket érdekel a tartalmad vagy az ajánlatod.

A jó célzás azt jelenti, hogy biztosítod: a listádon lévő kapcsolatokat érdekli, amit kínálsz, ezért nagyobb valószínűséggel nyitják meg és olvassák el az e-mailjeidet.

Ha a kampányaidat mindenféle személyre szabás nélkül küldöd ki az összes kapcsolatodnak, fennáll a rossz megnyitási arány veszélye. Mindig tartsd szem előtt, hogy nem minden kapcsolatodat érdekli ugyanaz. Ha folyamatosan olyan tartalmat kínálsz nekik, amely nem felel meg az érdeklődésüknek, abbahagyhatják az e-mailjeid megnyitását, leiratkozhatnak, vagy spammelhetnek téged.

Az érdeklődés fenntartásához szegmentálnod kell a kapcsolataidat a preferenciáik szerint, hogy az elvárásaiknak megfelelően oszd meg tartalmaidat. Ehhez TAG-eket használhatsz.

Végezetül soha ne küldj e-mailt olyan kapcsolatoknak, akik nem adtak erre engedélyt. Ez tönkreteszi a statisztikáidat.

Ezenkívül a kapcsolati listák vásárlása szigorúan tilos.

3.2 Fordíts figyelmet a tárgymezőre

Az e-mail tárgya az üzeneted, de egyben a vállalkozásod első kirakata is.

Ez az első vélemény, amit az érdeklődő az üzenetedről alkot. A címe alapján döntik el a kapcsolataid, hogy megnyitják-e az e-mailt. Az optimalizálása tehát közvetlenül befolyásolja a megnyitási arányt.

Számos követendő jó gyakorlat létezik:

• Ne hagyd üresen a tárgyat
• Kerüld a sokkoló, vitatott szavakat és a csupa nagybetűs írásmódot
• Korlátozd a speciális karakterek, például felkiáltójelek és kérdőjelek használatát

A tárgynak azt kell sugallnia, hogy értéket próbálsz nyújtani a címzettnek. A kíváncsiság felkeltése érdekében a személyre szabott elemek beillesztése a tárgymezőbe segíthet a megnyitási arány növelésében.

Kérjük, vedd figyelembe, hogy bizonyos szervereken bevezetett korlátozások miatt az ellenőrző szűrők szigorúbbá váltak az e-mail feladójának neve, a címe és a tartalma közötti összhangot illetően.

Arra kérünk, hogy légy éberebb e három elem koherenciáját illetően.

Ha előre megírt szekvenciákat kínálsz partnereidnek/ügyfeleidnek, elengedhetetlen tájékoztatni őket arról, hogy az e-maileket szerkeszteniük kell e három elem összhangja érdekében.

Ha más körülmények között előre megírt e-maileket használsz termékpromóció részeként, szintén fontos ezeket tiszteletben tartani.

Emellett az alapvető szabályok betartása mellett tilos harmadik személy vagy cég identitását használni.

Célszerű fiókonként/e-mail címenként csak egy feladónevet használni, így a „bankod”, „a számviteli osztály” stb. megnevezések tiltottak, és a systeme.io csapata blokkolhatja őket.

Példa egy rossz e-mailre:

A cím, bár vonzó, nem tükrözi az e-mail tartalmát. Azok az emberek, akik nem értik az árnyalatokat, tévesen azt hihetik, hogy az e-mail a bankjuktól származik, vagy hogy átverésről van szó.

A feladó neve is nem megfelelő, mivel Te nem egy bank vagy.

Végezetül, a „Gmail” által kiadott korlátozásokat követve kérjük, ne használj linkrövidítőket az e-maileidben (Bitly, TinyURL...).

Azt is javasoljuk, hogy csatolmányok helyett a letölthető fájljaidra mutató linkeket használj.

Ezeket az intézkedéseket az összes systeme.io felhasználó e-mail kézbesíthetőségének javítása és IP-címeink hírnevének megőrzése érdekében hoztuk meg.

Amennyiben ezeket nem tartják be, a biztonság érdekében kénytelenek leszünk felfüggeszteni az e-mailek küldését az olyan fiókokból, amelyek nem tartják tiszteletben ezeket az alapvető szabályokat.

3.3 Vigyázz a „spam szavakkal”

A mesterséges intelligencia által végzett spam-felismerés jelentősen fejlődött. Ma az eszközök nemcsak egy szó jelenlétén alapulnak, hanem a következőket is nézik:

• Az e-mail kontextusa
• A szó előfordulásainak száma
• Az e-mailben való elhelyezkedése
• A helyesírása

Annak meghatározásához, hogy az e-mail melyik mappába (Elsődleges, Promóciók, Spam...) kerül, az e-mail szolgáltatók a teljes tartalmat átvizsgálják.

A „spam szavak” olyan szavak, amelyeket el kell kerülni, mivel hozzájárulhatnak ahhoz, hogy az üzeneted a spam/levélszemét mappába kerüljön. Ezért elengedhetetlen, hogy kellő figyelmet fordíts rájuk.

3.4 Tedd egyszerűvé a leiratkozást

Amikor egy felhasználó olyan e-mailt kap, amit nem akar, 3 lehetőség áll előtte:

• Leiratkozik
• Abbahagyja az e-mailek megnyitását
• Spamnek jelenti az e-mailt

Ha rendszeresen spamnek jelentenek, az katasztrofális hatással lesz a kézbesíthetőségedre, és akár az e-mail szolgáltatók feketelistájára is felkerülhetsz. Ha az ügyfél egyszerűen csak nem nyitja meg többé az e-mailjeidet, akkor is romlik a kézbesíthetőséged, és a kattintási arányod is visszaesik.

Ezért messze a leiratkozás a legjobb opció.

Nincs varázspálca a kézbesíthetőségi arány javítására. Egyszerűen szigorúnak kell lenned, be kell tartanod az alapvető szabályokat, és észben kell tartanod, hogy a statisztikáid mindig a saját gyakorlatodtól függenek.

3.5 Aláírás az e-mailekben

Az is fontos, hogy azonosítható legyél az e-mailjeidben (jegyezd meg, hogy ez például kötelező, ha német szerverekre küldesz e-mailt).

Valóban fontos, hogy hozzáadd az e-mailed láblécéhez:

- A nevedet, a márkanevedet és az információkat.

- Ha cég vagy, a nevet és a weboldaladra mutató linket.

Végezetül erősen ajánlott, hogy az e-mailben található összes link, valamint a küldő domain név ugyanarra az (elérhető) domainre mutasson.

4. Értsd meg az e-mailjeid mutatóit

A systeme.io-val a felhasználók pool-okra (csoportokra) vannak osztva, és minden pool más-más IP-cím készletet használ.

Ezeknek az IP-címeknek a hírneve az egyik legfontosabb tényező az e-mail kézbesíthetőség biztosításában, ezért szükséges a jó statisztikák fenntartása ahhoz, hogy a legjobb pool-okba kerülj.

A felhasználókat bizonyos mérőszámok teljesítménye alapján soroljuk be a pool-okba, különösen az IP-címek hírnevének megőrzése érdekében.

Zöld pool: kiváló statisztikák

Sárga pool: átlagos statisztikák

Piros pool: gyenge statisztikák

Karantén pool: rossz statisztikákkal rendelkező új felhasználók számára

Szürke pool: új felhasználók – amint legalább 500 e-mailt elküldtek, átkerülnek a négy pool egyikébe

4.1. A szabályok:

• A felhasználók minden reggel új csoportokba kerülnek besorolásra.
• A felhasználónak legalább 16 napig kell a systeme.io ügyfelének lennie ahhoz, hogy az új felhasználói poolon kívül máshová kerülhessen.
• Egy felhasználó csak akkor kerülhet át egyik poolból a másikba, ha legalább 14 napot töltött az aktuális poolban.
• A felhasználó csak akkor helyezhető át másik poolba, ha az aktuális csoportban elküldött egy bizonyos számú e-mailt:

ÚJ FELHASZNÁLÓ (Szürke) → 500,

KARANTÉN → 1000,

ALACSONY KOCKÁZAT (Zöld) → 5000,

MÉRSÉKELT KOCKÁZAT (Sárga) → 5000,

MAGAS KOCKÁZAT (Piros) → 5000,

Megjegyzés: Az utolsó pool-váltás dátumától az 5 nappal ezelőtti időpontig elküldött e-maileket ellenőrizzük. Erre az 5 napra azért van szükségünk, hogy begyűjtsük az olyan e-mail kézbesíthetőségi statisztikákat, mint:

• Visszapattanási arány (Bounced rate)
• Spam jelentések
• Megnyitási arány
• stb.

Három fő statisztikát kell figyelemmel kísérni:

• Visszapattanási arány (Bounce rate): Ez a fogadó szerverek által elutasított e-mailek százalékos aránya az elküldött e-mailek számához képest.

• Ezek az elutasítások különböző okokra vezethetők vissza (téves e-mail címek, deaktivált e-mail címek, feketelistára tett domain nevek, a fogadó szerverek hibái stb.).

  
  
• Spam jelentések: Ez azon kapcsolatok száma, akik manuálisan jelentik az e-mailedet spamként, valamint ennek százalékos aránya a megnyitott e-mailek számához képest.
• Megnyitott e-mailek száma: Az adott e-mail megnyitásainak száma, valamint a százalékos aránya az elküldött e-mailek számához képest.

4.2 Küszöbértékek:

Az alábbiakban a felhasználók poolok közötti áthelyezésének küszöbértékei láthatók.

Magas kockázat:

MEGNYITÁSI ARÁNY < 10%

0,4% < SPAM JELENTÉS < 1% (min. 6 spam jelentés)

1,8% < Visszapattanási arány > 5% (min. 30 visszapattant e-mail)

Mérsékelt kockázat:

10% < MEGNYITÁSI ARÁNY < 20%

0,25% < SPAM JELENTÉS < 0,4% (min. 6 spam jelentés)

0,7% < Visszapattanási arány < 1,8% (min. 30 visszapattant e-mail)

Alacsony kockázat:

MEGNYITÁSI ARÁNY > 20%

SPAM JELENTÉS < 0,25%

Visszapattanási arány < 0,7%

Karantén:

Az utolsó 24 órában elküldött e-maileket ellenőrizzük.

Ha a küszöbértékek bármelyikét túllépi, a felhasználó azonnal a karantén poolba kerül:

SPAM JELENTÉS > 1%

Visszapattanási arány > 5%

Legalább 1000, legfeljebb 5 nappal korábban elküldött e-mailt ellenőrizzük.

Ha a karantén vagy a piros csoportba kerülsz, javasoljuk, hogy kövesd a fenti utasításokat, valamint a következő súgóoldalt a statisztikák helyes értelmezéséhez és javításához.

5. Elemezd az e-mail statisztikáidat

A jó e-mail kézbesíthetőség biztosítása érdekében naponta ellenőrizzük felhasználóink tevékenységét.

Ha azt észleljük, hogy valamelyik mutató kirívóan magas, biztonsági intézkedésként felfüggesztjük az e-mailek küldését a felhasználó fiókjából (ez minden systeme.io felhasználó érdekében történik).

Íme néhány útmutató ezen számok értelmezéséhez:

• Visszapattanási arány:

Kevesebb mint 0,5% => OK

0,6% és 1,9% között => Próbáld megtalálni az okot.

2% és felette => Kritikus probléma, mielőbb vedd fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal.

• Spam jelentések:

0,08% alatt => OK

0,08% és 0,19% között => Keresd meg az okot, amiért ennyi spam jelentésed van.

0,2% és felette => Kritikus probléma, a lehető leghamarabb kapcsolatba kell lépned ügyfélszolgálatunkkal.

• Megnyitási arány:

20% és felette => Jó megnyitási arány.

10% és 20% között => Átlagos megnyitási arány.

Kevesebb mint 10% => Ki kell tisztítanod a Kapcsolatok listáját.